En función de su configuración, las solicitudes de ausencia y asignación pueden tener que pasar por el proceso de aprobación, simple o doble, antes de que el empleado pueda recibir una asignación de ausencia. Solo los usuarios responsables que aprueben solicitudes de ausencias y asignaciones pueden visualizar el menú Aprobaciones de la aplicación Ausencias.
Aprobar asignaciones #
Ir a Ausencias ‣ Aprobaciones ‣ Asignaciones para consultar las asignaciones que necesitan aprobación. En esta lista podrás ver las solicitudes de los empleados para los que eres el encargado de asignaciones o, en caso de que seas administrador de la aplicación Ausencias, verás las de toda la organización.
Cuando un empleado solicita una asignación, se crea de forma automática una actividad por su aprobador de asignaciones y, en función de cómo tengas configuradas tus notificaciones, te llegará por correo o por CreaERP. Cuando valides o rechaces la solicitud, esta actividad se marcará automáticamente como hecha y quedará registrada en el Chatter de la solicitud.
- Los filtros predeterminados configurados para visualizar la lista de asignaciones son Mi equipo y Empleado activo. De esta forma, al entrar, verás las solicitudes de los empleados activos de tu equipo. Recuerda que puedes modificar el filtro por defecto con el botón Favoritos .
- En el lado izquierdo de la pantalla, dispones de varias opciones de agrupación para filtrar las solicitudes de asignación según su estado (Todos, Para aprobar o Aprobados) y el Departamento.
- La columna de estado muestra el estado de cada solicitud, este aparece en un color específico. Para aprobar en amarillo, Aprobadas en verde y Rechazadas en gris
- Para aprobar una solicitud de asignación haz clic en Validar situado al final de la línea. Para rechazarla, haz clic en Rechazar. Haz clic en cualquier otro sitio de la línea para consultar más detalles sobre la solicitud de asignación.
Independientemente de su estado, es posible realizar cambios en el formulario de solicitud de asignación según los permisos con los que cuente el usuario. También es posible aprobar o rechazar la solicitud en este formulario. Haz clic en el botón Validar para aprobar la solicitud o en el botón Rechazar para rechazarla.
Aprobar ausencias #
Ir a Ausencias ‣ Aprobaciones ‣ Ausencias para consultar las solicitudes de ausencia que necesitan aprobación. En esta lista podrás ver las solicitudes de los empleados para los que eres el encargado de asignaciones o, en caso de que seas administrador de la aplicación Ausencias, verás las de toda la organización.
Cuando un empleado solicita una ausencia que debe ser aprobada, se crea de forma automática una actividad por su aprobador de ausencias. Si este eres tú, en función de cómo tengas configuradas tus notificaciones, te llegará por correo o por CreaERP. Cuando valides o rechaces la solicitud, esta actividad se marcará automáticamente como hecha y quedará registrada en el Chatter de la solicitud.
- Los filtros predeterminados en la lista de ausencias son Para aprobar, Mi equipo, Empleado activo y Ausencias activo. De esta forma, solo verás las solicitudes de ausencia que necesitan ser aprobadas solicitadas por los empleados actuales de tu equipo, que ya están activas y no en modo de borrador. Recuerda que puedes modificar este filtro inicial si lo prefieres con el botón Favoritos.
- En el lado izquierdo de la pantalla cuenta con varias opciones de agrupamiento para acotar las solicitudes de ausencias visibles. Como solo aparecen las solicitudes que necesitan ser aprobadas, las únicas opciones de estado son Todos y Para aprobar. Para visualizar las solicitudes con otros estados, primero debes eliminar el filtro por defecto.
- La columna de estado te muestra el estado de cada solicitud, este aparece en un color específico. Las solicitudes de tipo Para aprobar aparecen en amarillo y son las únicas visibles de forma predeterminada en la lista. Si eliminas el filtro Para aprobar, entonces podrá visualizar todas las demás. Las solicitudes aprobadas aparecen en verde, las solicitudes para enviar (borradores) aparecen azul y las solicitudes rechazadas aparecen en gris.
- Para aprobar una solicitud de Ausencias haz clic en Aprobar situado al final de la línea. Para rechazarla, haz clic en Rechazar . Haz clic en cualquier otro sitio de la línea (excepto Aprobar o Rechazar ) si quieres consultar más detalles sobre la solicitud de ausencia y abrir el formulario.
- Aprueba, rechaza o vuelve a borrador para que el trabajador pueda modificarla si es necesario
- Según los permisos de tu usuario, podrás editar tu solicitud.
- Cuando apruebes o rechaces la solicitud, la actividad que se te creó cuando el trabajador validó la solicitud, quedará marcada como realizada. Si es una ausencia con dos aprobaciones, se creará una nueva actividad por el segundo aprobador.
Registrar ausencias de otros empleados #
Si en tu organización existen trabajadores sin usuario o en el caso de un trabajador que no pueda registrar su ausencia (por indisposición o enfermedad) desde Ausencias ‣ Aprobaciones ‣ Ausencias puedes crear y aprobar una solicitud para él o para un grupo de empleados.
Se abre un formulario en el que puedes informar los datos de la ausencia.
- Modo. Aquí, al igual que en la creación de asignaciones, puedes elegir entre Empleado, Empresa, Departamento o etiqueta.
- Empleados/Empresa/Departamento/Etiqueta. En función de lo que hayas elegido en el campo anterior, este campo cambia de nombre y te permite elegir la opción deseada. En el caso de empleados o etiquetas puedes elegir varias opciones. En el caso de empresas o departamentos, solo puedes elegir uno.
- Tipo de ausencia.
- Fechas
- Descripción
- Información. Si está registrando una ausencia de un solo trabajador, este cuadro muestra la información de su puesto de trabajo, sus ausencias y de las ausencias de otros miembros de su departamento.
Una vez registres la ausencia, si ésta necesita validación, habrá que seguir el proceso explicado en Aprobar ausencias .