El mòdul de Gestió de Socis permet la gestió dels contactes i la relació que tenen amb una entitat mitjançant la creació de contractes i agrupacions diferents.
Quadre de control #
El Quadre de control o Dashboard representa la porta d’entrada al mòdul i la seva funció és mostrar estadístiques ràpides de les mètriques més comunes.
Crear un contacte #
Per tal d’accedir a la creació d’un nou soci, entra al menú “Contacto” →“Socis”, com mostra a la captura.
Aquest menú et porta a la llista de socis on en pots crear un de nou pitjant al botó “Nou”. Aquesta et porta a la fitxa de contacte (encara no Soci).
La pantalla que apareix és el formulari estàndard de contactes de CreaERP, on s’hi han afegit camps per tal de tenir més informació.
- Concretament, s’ha afegit la pestanya “Informació Personal”, on es pot especificar a quina/-es família/-es pertany.
- Dins la pestanya “Altra Informació” s’han afegit diferents camps d’agrupació del contacte.
Crear d’un soci #
Una vegada creat el contacte, per tal de fer-lo “Soci”, només has de pitjar el primer botó amb l’estrella, a la part superior esquerra.
Aquest botó iniciarà l’assistent de creació de socis. Una vegada fet el soci, indica el nombre de dies que fa des que el contacte és soci.
A la pantalla de l’assistent (la finestra pop-up que apareix) has de seleccionar un contracte prèviament definit i pitjar a “Crear”.
Es generarà el contracte i es mostrarà novament la pantalla de contacte però, ara, amb el número de soci.
Famílies #
Les famílies representen agrupacions de contactes amb vincles de tipus familiars i amb responsables definits.
Creació de famílies #
Per tal de crear una nova família, ves a al menú “Contacto” → “Famílies”.
Això et porta a la llista de famílies definides on, si pitgem a “Nou”, podrem crear una nova família.
Al formulari de família has de definir els integrants, quina relació hi ha entre ells i qui és el referent familiar (n’hi pot haver més d’un). El referent familiar és el responsable familiar i també a qui es generen les factures pels serveis prestats.
També es pot definir si es tracta d’una família nombrosa o monoparental i també si cal agrupar les factures dels diferents integrant de la família en una sola, en el cas d’inscripcions a activitats (per exemple, en activitats de tipus menjador).
Contractes #
Els contractes especifiquen la relació dels socis amb l’entitat i pots generar-los mitjançant plantilles de contractes predefinides.
En un contracte, cal definir la quota d’associat (si existeix), la duració del contracte i la política de renovació.
Creació d’una plantilla de contractes #
Per defecte al mòdul de Gestió de Socis→Contractes hi ha una plantilla de contracte definida que es pot fer servir com a exemple.
El menú “Plantilles de Contracte” et porta a la llista de plantilles on pots crear-ne un de nou pitjant el botó “Nou”.
Al formulari cal definir uns quants camps. Per tal de definir una recursivitat en les quotes del contracte, has de crear les línies de plantilla de contracte:
En afegir una línia de plantilla, apareix un formulari on pots definir el producte associat (per ex., Quota), un preu unitari del producte, una quantitat, etc. (molt similar a les línies de factura). També pots deixar definit tots aquests paràmetres a nivell de producte (com les factures).
Els següents paràmetres són els que marquen la recursivitat de la quota. Hi pots definir el període de facturació (cada quant es factura la quota), si es factura abans o després d’una data de venciment i si es genera una renovació automàtica del contracte.
Finalment, al formulari de contracte, hi ha un checkbox on es pot especificar si és un contracte de tipus familiar. Això implica que si un contacte el fa un soci mitjançant aquest tipus de contracte, tots els integrants del grup familiar també queden associats al contracte. Per tant, també estaran registrats com a socis, amb el mateix número de soci que el contacte que s’ha fet soci originalment.
Camps personalitzables #
Una característica del mòdul de Gestió de Socis és la possibilitat de definir els camps que es vulguin dins la fitxa de contactes. D’aquesta manera pots adjuntar informació al formulari de socis que no sigui estàndard.
Per tal d’accedir a la funcionalitat de camps personalitzables ves al menú “Personalitzacions” → “Custom Fields”:
Aquest menú et porta a la llista de camps personalitzables, on pots pitjar a “Nou” per crear un camp nou que s’afegirà a la fitxa de contacte.
- El primer camp del formulari és el nom del camp. Aquest és el nom intern. El segon camp és l’etiqueta que apareix a la fitxa del formulari de contacte. El camp tipus serveix per definir quin tipus de camp vols afegir (text, data, checkbox, etc.).
- A la secció “Posició” es pot definir on apareixerà el camp en relació amb camps ja existents, per exemple, després del camp “Nom” o després del camp “Telèfon”.
- Per últim, també es pot definir el text d’ajuda que apareix si passes el ratolí per sobre de l’etiqueta del camp.