El mòdul de Gestió de Socis permet la gestió dels contactes i la relació que tenen amb una entitat mitjançant la creació de contractes i agrupacions diferents.
Quadre de control #
El Quadre de control o Dashboard representa la porta d’entrada al mòdul i la seva funció és mostrar estadístiques ràpides de les mètriques més comunes.
Creació d’un contacte #
Per tal d’accedir a la creació d’un nou soci, cal entrar al menú “Contacto” > “Socis”, com mostra a la captura.
Aquest menú ens portarà a la llista de socis d’on en podrem crear un de nou pitjant al botó “Nou”. Aquesta acció ens portarà a la fitxa de contacte (encara no Soci).
La pantalla que apareix és el formulari estàndard de contactes d’Odoo, on s’hi han afegit camps per tal de tenir més informació.
- Concretament, s’ha afegit la pestanya “Informació Personal”, on es pot especificar a quina/-es família/-es pertany.
- Dins la pestanya “Altra Informació” s’han afegit diferents camps d’agrupació del contacte.
Creació d’un soci #
Una vegada creat el contacte, per tal de fer-lo “Soci”, només cal pitjar el primer botó amb l’estrella, a la part superior esquerra.
Aquest botó iniciarà l’assistent de creació de socis. Una vegada fet el soci, indica el nombre de dies que fa des que el contacte és soci.
A la pantalla de l’assistent (la finestra pop-up que apareix) caldrà seleccionar un contracte prèviament definit i pitjar a “Crear”.
Es generarà el contracte i es mostrarà novament la pantalla de contacte però, ara, amb el número de soci.
Famílies #
Les famílies representen agrupacions de contactes amb vincles de tipus familiars i amb responsables definits.
Creació de famílies #
Per tal de crear una nova família, cal anar al menú “Contacto” > “Famílies”.
Això ens portarà a la llista de famílies definides on, si pitgem a “Nou”, podrem crear una nova família.
Al formulari de família es poden definir els integrants, quina relació hi ha entre ells i qui és el referent familiar (n’hi pot haver més d’un). El referent familiar és el responsable familiar i també a qui es generen les factures.
També es pot definir si es tracta d’una família nombrosa o monoparental i també si cal agrupar les factures dels diferents integrant de la família en una sola, en el cas d’inscripcions a activitats (per exemple, en activitats de tipus menjador).
Contractes #
Els contractes especifiquen la relació dels socis amb l’entitat i poden ser generats mitjançant plantilles de contractes pre-definides.
En un contracte, cal definir la quota d’associat (si existeix), la duració del contracte i la política de renovació.
Creació d’una plantilla de contractes #
Per defecte al mòdul de Gestió de Socis > Contractes hi ha una plantilla de contracte definida que es pot fer servir com a exemple.
El menú “Plantilles de Contracte” ens portarà a la llista de plantilles on podrem crear-ne un de nou pitjant el botó “Nou”.
Al formulari cal definir uns quants camps. El mòdul de Gestió de Socis fa ús del mòdul Contract de la OCA.
Per tal de definir una recursivitat en les quotes del contracte, s’han de crear les línies de plantilla de contracte:
En afegir una línia de plantilla apareixerà un formulari on podrem definir el producte associat (per ex., Quota), un preu unitari del producte, una quantitat, etc. (molt similar a les línies de factura). També podem deixar definit tots aquests paràmetres a nivell de producte (com les factures).
Els següents paràmetres són els que marquen la recursivitat de la quota. Hi podem definir cada quant es factura la quota, si es factura abans o després d’una data de venciment i si es genera una renovació automàtica del contracte.
Finalment, al formulari de contracte, trobem un checkbox on es pot especificar si és un contracte de tipus familiar. Això implica que si un contacte el fa un soci mitjançant aquest tipus de contracte, tots els integrants del grup familiar també queden associats al contracte. Per tant, també estaran registrats com a socis, amb el mateix número de soci que el contacte que s’ha fet soci originalment.
Camps personalitzables #
Una característica del mòdul de Gestió de Socis és la possibilitat de definir els camps que es vulguin dins la fitxa de contactes. D’aquesta manera es pot adjuntar informació al formulari de socis que no sigui estàndard.
Per tal d’accedir a la funcionalitat de camps personalitzables cal anar al menú “Personalitzacions” > “Custom Fields”:
Aquest menú ens portarà a la llista de camps personalitzables, on podrem pitjar a “Nou” per crear un camp nou que s’afegirà a la fitxa de contacte.
- – El primer camp del formulari és el nom del camp. Aquest és el nom intern. El segon camp és l’etiqueta que apareix a la fitxa del formulari de contacte. El camp tipus serveix per definir quin tipus de camp es vol afegir (text, data, checkbox, etc.).
- – A la secció “Posició” es pot definir on apareixerà el camp en relació amb camps ja existents, per exemple, després del camp “Nom” o després del camp “Telèfon”.
- – Per últim, també es pot definir el text d’ajuda que apareix si passes el ratolí per sobre de l’etiqueta del camp.
