Generació d’ordres de cobrament SEPA (remeses de domiciliació de rebuts)

Abans de generar ordres de cobrament SEPA #

Les formes més habituals de cobrament automatitzat de factures a clients és la generació d’ordres de cobrament SEPA o remesa de rebuts bancaris.

Abans de poder generar ordres de cobrament assegura’t de què:

• L’identificador de creditor SEPA està informat a la configuració de l’aplicació Facturació o, en cas que generis ordres des de més d’un banc, el mode de pagament corresponent té informat el codi. (ves a configuració de Facturació)
• El client al qual vols cobrar per domiciliació, té el seu compte bancari informat a CreaERP. Ves la fitxa del contacte→pestanya Facturació→ Comptes bancaris.
• Has creat un mandat bancari que el client ha signat i l’has validat a CreaERP (pots crear i gestionar mandats a Facturació → Clients → Mandats bancaris).

Creació i gestió de les ordres de cobrament #

Les ordres de cobrament es poden crear de diverses formes:

• Ves a Facturació → Clients → Ordres de cobrament → NOU
• Des d’una factura amb el botó Afegiu a ordre de cobrament
• Des de la llista de factures, selecciona les que vulguis afegir i clica al botó Afegiu a ordre de cobrament.

Quan afegeixes factures a una Ordre de cobrament — sigui des d’una factura o des de la llista de factures— CreaERP les afegirà a una ordre que estigui en estat esborrany i, si no existeix cap, en crearà una de nova i les hi afegirà.

Les ordres de cobrament passen pels següents estats:

• Esborrany
• Confirmat
• Fitxer generat
• Fitxer pujat

Esborrany #

1. El nom de les Ordres de cobrament segueixen una seqüència numèrica que és possible configurar per l’administrador del teu CreaERP.
2. El mode de pagament ha de ser algun que sigui seleccionable per a ordres de pagament i determina el diari de banc on es registra l’ordre.
3. El camp Pagament SEPA és un camp informatiu. Si no està marcat vol dir que hi ha alguna de les transaccions inclosa que no compleix els requisits SEPA i no serà possible generar un arxiu compatible amb SEPA
4. Tipus de data d’execució permet triar quan es farà efectiu el cobrament del rebut:
   1. Immediatament, el dia de la pujada del fitxer al banc
   2. En la data de venciment de la factura
   3. Data fixa permet fixar una data del futur per a totes les transaccions.
5. Les transaccions mostren totes les factures incloses a l’ordre de pagament
6. Pots afegir manualment noves transaccions
7. Inclou una descripció que sigui útil per a explicar el motiu de la remesa. P.e. «Quotes socis mes de X»
8. Quan hagis configurat l’ordre i hagis afegit totes les transaccions clica el botó Confirmar pagament per a avançar al següent estat.

Confirmat #

L’estat Confirmat bloqueja la configuració de l’ordre de pagament i no es poden afegir noves transaccions ni modificar les opcions de l’ordre de pagament. En aquest estat de l’ordre:

1. Es generen els assentaments relacionats amb les transaccions de pagament, però aquestes queden en mode esborrany.
2. Quan vagis a pujar el fitxer a la banca en línia, clica el botó Genera fitxer de pagaments

Fitxer generat #

Quan generis el fitxer s’obre una vista on podràs:

1. Descarregar l’arxiu XML amb l’ordre de cobrament al teu ordinador
2. Tornar a la vista de la fitxa de l’ordre de cobrament, clicant al fil d’Ariadna.

En aquest moment has d’entrar a la banca en línia del teu banc i anar a la secció de gestió de fitxers on podràs pujar l’arxiu generat per CreaERP per a generar la remesa de rebuts de forma automàtica. Consulta el teu banc per a informar-te de com fer aquesta operació. Quan estiguis segur que la remesa ha estat acceptada pel teu banc, hauràs d’indicar-ho a CreaERP clicant el botó El fiter s’ha pujat correctament.

Fitxer pujat. #

Aquest és l’estat final de l’ordre. Quan marquem el fitxer com a pujat s’acaba el procés:

1. Els assentaments de les transaccions de cobrament passaran a l’estat Publicat
2. Es genera l’assentament que agrupa totes les transaccions per a facilitar la conciliació de la transacció d’entrada que ens farà el banc. El podem veure clicant al botó intel·ligent Apunts agrupats (Grouped entries)
   
3. Les factures incloses en l’ordre de cobrament, quedaran marcades com a pagades: