Conciliació bancària automatitzada

Models de conciliació #

Pots fer servir els models de conciliació per a automatitzar el procés de conciliació bancària. Això és molt útil amb assentaments recurrents com nòmines, comissions bancàries, factures recurrents i altres semblants. Pots crear múltiples models de conciliació a partir de tres tipus de models:

1. Botó per generar l’entrada de contrapartida
2. Regla per suggerir un assentament de contrapartida
3. Regla per a reconciliar factures

Pots accedir als models de conciliació des de Comptabilitat ‣ Configuració ‣ Bancs: models de conciliació. Comença per crear un de NOU. Per a cada model hauràs de:

1. Posar-li un nom
2. Triar quin tipus de model
3. Establir les condicions que s’han de complir per a fer servir aquest model

Botó per generar l’entrada de contrapartida #

Amb aquesta opció crearàs botons que generen contrapartides predeterminades —com quan fas una Operació manual— però amb un sol clic. Aquests botons es mostren a la vista de la conciliació. Si regularment has de generar el mateix assentament manual, segurament et convé crear un botó que el generi de forma automàtica. Per exemple, per a enviar les comissions bancàries podem crear un botó com aquest:

Que generarà una contrapartida al compte 626000 Serveis bancaris i similars, amb el 100% de l’import, li afegirà l’etiqueta Comissió bancària i el compte analític Bancs.

Efectivament, quan vagis a la vista de conciliació trobaràs:

1. Identifica una transacció d’una comissió bancària
2. Clica el botó Com. Bancàries. CreaERP substitueix la línia del compte transitori per una línia de nova creació amb la configuració predefinida.
3. Clica a validar per a conciliar.

Pots comprovar que l’import de la comissió es reflecteix al compte correcte:

Regla per suggerir un assentament de contrapartida #

Aquesta opció també permet generar nous assentaments predefinits, però en lloc d’activar-se amb un botó, CreaERP la suggereix de forma automàtica a partir dels criteris que defineixis per a identificar la transacció bancària.

Per a configurar un que conciliï comissions bancàries amb regles, crea un nou model:

1. Tria l’opció Regla per a suggerir l’entrada de la contrapartida
2. Si tens més d’un diari de banc, pots limitar aquesta regla un o diversos diaris
3. Limita aquest model a la conciliació a les transaccions que pagues.
4. Defineix que l’etiqueta de la transacció ha d’incloure la cadena «COMI»
5. Defineix com és la contrapartida que et proposi.
6. Pots activar la validació automàtica per a conciliar de forma automàtica sense haver de validar la proposta de conciliació. No activis aquesta opció fins a estar segur de què funciona de la manera que esperes.

A diferència de l’opció anterior, en la que cal clicar un botó per a generar la contrapartida, ara en el moment que:

1. Activis la transacció,
2. es genera de forma automàtica l’assentament de contrapartida definida anteriorment atès que és un pagament, és del diari del banc definit i a l’etiqueta de la transacció inclou la cadena «COMI». Una vegada comprovada,
3. pots validar-la (o es validarà de forma automàtica si així ho has definit)

Regla per conciliar factures o pagaments existents #

En aquest cas no generes cap assentament per a conciliar, sinó que CreaERP busca a les factures o pagaments ja existents per a conciliar les transaccions. Pots definir els criteris de cerca amb diferents nivells de concordança entre la transacció i l’assentament ja existent.

CreaERP incorpora un model per a conciliar factures amb els imports exactes. En funció del tipus de factures que emetis o rebis i de la informació continguda als extractes del teu banc podràs crear regles específiques per a automatitzar el teu procés de conciliació. Veiem un exemple senzill:

Crea un nou model:

1. Tria Regla per reconciliar les factures
2. Indica un marge de tolerància que en aquest cas serà zero, és a dir, l’import ha de ser exacte.
3. Limita el període de temps entre la data de la factura i la data de la transacció.
4. Tria el criteri de data en cas que la transacció coincideixi amb més d’una factura
5. Pots definir altres criteris de coincidència que inclogui altres camps com l’etiqueta, referència… o l’empresa o la categoria del contacte.

Quan entris a la vista de conciliació, podràs veure com funciona:

1. Quan activis la transacció d’una transferència d’un client,
2. CreaERP cerca alguna factura amb l’import coincident
3. la proposa com a contrapartida.
4. Si és correcte, només hauràs de validar (o es validarà de forma automàtica si has marcat el camp corresponent a la configuració del model de conciliació.